Los rumores de filtraciones o filtraciones de datos pueden aumentar la ansiedad de la mayoría de los ejecutivos de empresa debido a las consecuencias financieras y legales que conllevan. Contar con una política de destrucción de datos establecida para su empresa es crucial teniendo en cuenta cómo los avances tecnológicos han dado lugar a un aumento de los ciberagentes maliciosos.
Según un reciente informe de IBM sobre la violación global de datos que afecta a 17 industrias en 17 países y regiones, el coste medio estimado de una violación de datos es de 4,24 millones de dólares. Sólo en Estados Unidos, el coste medio asciende a 9,05 millones de dólares, el más caro con diferencia. La conclusión es que la indulgencia con el manejo de los datos de su empresa le costará más de lo que tarda en evitar que la información sensible caiga en manos de piratas informáticos malintencionados.
Afortunadamente, establecer una política eficaz de destrucción de datos es una de las formas más baratas y efectivas de proteger su empresa. Es posible que se pregunte: ¿Qué es una política de destrucción de datos y cómo ayuda a proteger los datos de una empresa? Nuestra guía responde a estas preguntas y trata otros temas que quizá desee conocer para mantener a salvo los datos de su empresa.
La destrucción de datos engloba todas las medidas que una empresa emplea para eliminar datos confidenciales en dispositivos de almacenamiento digital. Los dispositivos de almacenamiento pueden ser teléfonos, discos duros, fotocopiadoras, ordenadores portátiles, unidades de estado sólido (SSD), cintas y otros equipos electrónicos que puedan almacenar datos. Para las empresas, la destrucción de datos va más allá del simple borrado de archivos y carpetas.
Cuando eliminas un archivo o una carpeta, sólo eliminas la ruta que lleva a su ubicación en el dispositivo de almacenamiento. Aunque no se puede acceder fácilmente a los archivos sin un software especializado, los archivos borrados permanecen en las unidades hasta que nuevos archivos los sobrescriben. Una persona más informada digitalmente puede recuperar rápidamente y hacer un uso indebido de la información sobre su empresa, clientes y empleados.
Por lo tanto, la destrucción de datos debe ser exhaustiva para impedir cualquier tipo de recuperación. Para garantizar la permanencia, las empresas suelen emplear diversas técnicas avanzadas de destrucción, como la desmagnetización, el borrado de datos, la sobrescritura, la trituración y la destrucción física de los soportes de almacenamiento.
Para mayor claridad, la destrucción de datos difiere del saneamiento de datos. Aunque ambos procedimientos implican la eliminación adecuada de datos confidenciales, el saneamiento de datos trata de dar prioridad a la reutilización del dispositivo de almacenamiento de datos. Los dispositivos de almacenamiento en soportes magnéticos favorecen el saneamiento de datos para evitar la retención de datos y, al mismo tiempo, mantener el dispositivo de almacenamiento lo suficientemente bueno como para ser reutilizado.
Las políticas y la ejecución de la destrucción de datos se informan, se supervisan de cerca y se aplican por ley en todas las empresas de Estados Unidos. Por ejemplo, la incineración de discos duros sigue las directrices proporcionadas por el Instituto Nacional de Normas y Tecnología (NIST).
De hecho, el procedimiento de destrucción de la mayoría de las industrias estadounidenses sigue las normas de higienización de medios establecidas por el Departamento de Defensa. Las empresas deben conocer los siguientes actos para mantenerse dentro del marco legal.
Además, los estados tienen leyes que regulan la destrucción de datos. La Ley de la Comisión Federal de Comercio (FTC) y la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de los Seguros Sanitarios (HIPAA) son leyes más recientes que protegen la IPI de las personas, empresas y organizaciones.
El avance de las tecnologías de la información ha influido significativamente en el funcionamiento de las empresas. Por ello, las empresas deben establecer políticas o procedimientos de seguridad adecuados para tratar la información personal identificable (IPI) de sus clientes.
Una política de destrucción de datos es un protocolo que una empresa establece para eliminar de forma total y segura los datos de sus dispositivos de almacenamiento. La idea es evitar el uso indebido o el acceso no autorizado a información privada debido a una eliminación ineficaz. Una política eficaz protege contra la retención de datos de cualquier forma y garantiza la higienización, el borrado o la eliminación completa de los datos confidenciales.
Las empresas deben destruir los siguientes elementos para proteger los datos de los clientes, de acuerdo con la legislación vigente sobre destrucción de datos:
Adoptar un enfoque proactivo para proteger los datos de clientes y empleados mediante una destrucción de datos eficaz beneficia a una empresa de muchas maneras.
En primer lugar, una política integral de destrucción de datos protege a su empresa de las filtraciones de datos y del acceso no autorizado a la información de la empresa. El marco estructural proporciona un patrón que guía la destrucción de distintos tipos de datos de diferentes dispositivos, haciendo que el proceso se realice sin esfuerzo y de forma exhaustiva.
Además, una política de destrucción de datos mejora la confianza de sus clientes en usted. Les da tranquilidad a la hora de negociar con usted, eliminando dudas y objeciones en su proceso de venta.
Además, la creación de una política para abordar la destrucción de datos protege a su empresa de incumplir por negligencia las leyes locales o federales.
Toda política de destrucción de datos debe comenzar con una estructura completa que defina funciones y responsabilidades. La política de destrucción de datos debe estructurarse de forma que refleje las necesidades y circunstancias de su empresa. Repasemos algunos de los componentes esenciales que debe incluir su política.
Lo mejor sería empezar la destrucción de datos presentando la política o declaración de política, el número de la política y el título.
Su declaración política debe incluir:
A continuación, su política de destrucción de datos debe abordar por qué la empresa necesita crear una. El propósito debe aclarar los antecedentes, la importancia y las consecuencias asociadas a la destrucción de datos. Lo mejor sería que también intentara enumerar los beneficios de las políticas para las distintas partes interesadas.
El ámbito de aplicación debe detallar el alcance y los límites de la política. Ayuda a definir qué departamentos o actividades se verán afectados y cómo espera que la política modele la empresa. Lo mejor sería que también abordara los departamentos, empleados y operaciones que se verán afectados por la política, incluyendo sus funciones y responsabilidades y las consideraciones que se hacen para ellos.
La declaración de procedimiento debe dar detalles concretos de los protocolos a aplicar en el proceso de destrucción de datos.
Debe incluir lo siguiente:
No basta con crear y comunicar su política de destrucción de datos. Tiene que incluir un protocolo de responsabilidad para garantizar que la política se cumple estrictamente. El cumplimiento de la política debe comenzar con una política de revisión y actualización.
Debe incluir una definición adecuada para medir los resultados de la política. Además, deben establecerse claramente las consecuencias del incumplimiento de la política, junto con un sistema de seguimiento y evaluación.
Una política de destrucción de datos protege los datos de su empresa contra el acceso no autorizado o la violación por parte de agentes malintencionados. Esto contribuye a una imagen de marca positiva y a la confianza de los clientes. Sin embargo, la mayoría de las empresas no saben cómo destruir datos de forma eficaz. Ahí es donde Phonecheck entra en juego.
Puede evitar costosos problemas ocultos adquiriendo un informe del historial en Phonecheck por el precio aproximado de una taza de café. Nuestro software empresarial estándar garantiza que los datos confidenciales de la empresa se borran de los distintos dispositivos de almacenamiento antes de su venta o eliminación. De este modo, podrá desarrollar su actividad con total confianza sabiendo que su información confidencial está a salvo.
