No todos los procedimientos y operaciones empresariales tienen lugar en la oficina: algunos ocurren sobre el terreno. Es más, con el reciente aumento del trabajo a distancia, la mayoría de las empresas tienen ahora a varias personas trabajando en distintos lugares y zonas horarias. De ahí la necesidad de un sistema de gestión del flujo de trabajo que permita al personal hacer las cosas sobre la marcha y mantener la productividad, en cualquier lugar y en cualquier momento.
La forma más eficaz de mantener a los equipos conectados y trabajar de forma sincronizada es a través de los dispositivos que tienen en sus manos: portátiles, smartphones android o iOS y tabletas. Hemos elaborado esta guía para ayudarte a entender mejor qué es la gestión de flujos de trabajo móviles, sus componentes y cómo encontrarlos.
La gestión móvil de flujos de trabajo es un sistema diseñado para ayudar a grupos y organizaciones empresariales a seguir y optimizar sus procedimientos empresariales cotidianos. En otras palabras, es una herramienta de gestión que le ayuda a configurar, supervisar y gestionar una secuencia predefinida de acciones: su flujo de trabajo empresarial.
El flujo de trabajo móvil tiene algunos componentes clave a los que debes prestar atención, como.
Con un flujo de trabajo basado en papel, documentos como calendarios, informes y órdenes de trabajo se imprimen y distribuyen físicamente entre los trabajadores. Piensa en el coste que esto supone y en el tiempo que se tarda en realizar determinadas tareas para alcanzar los objetivos de la organización.
La realidad es que un flujo de trabajo basado en papel es lento, costoso, ineficaz y está plagado de riesgos de cumplimiento. En cambio, un flujo de trabajo móvil suprime el coste de la impresión y elimina las barreras de distancia y tiempo.
Además, los flujos de trabajo basados en papel requieren muchos procedimientos manuales, mientras que las soluciones de flujos de trabajo móviles permiten automatizarlos.
En el mercado actual, las empresas que no han adoptado la tecnología móvil -en extensión, el flujo de trabajo móvil- están en gran desventaja. No solo están sacrificando eficiencia y rentabilidad, sino que también están excluidas de disfrutar de las innovadoras formas en que el flujo de trabajo móvil mejora la mensajería, la comunicación y el trabajo en equipo.
Aprovechar las plataformas backend integradas y las aplicaciones móviles para gestionar el flujo de trabajo le abre un nuevo mundo de posibilidades ilimitadas, algunas de las cuales destacamos a continuación.
Los flujos de trabajo móviles facilitan la gestión de los procesos empresariales, especialmente en situaciones en las que hay problemas de rendimiento. Los gestores pueden aprovechar los flujos de trabajo móviles para detectar de forma proactiva posibles problemas de procesos en tiempo real, al tiempo que se aseguran de que el proceso se alinea bien con los objetivos empresariales generales. Este conocimiento es necesario para analizar el rendimiento del nivel de servicio con el fin de mejorar la eficiencia general de la empresa.
Rapidez, eficacia y eficiencia son tres palabras que definen la productividad. Los sistemas móviles de gestión de flujos de trabajo tienen fama de ayudar a las organizaciones a hacer más en menos tiempo. Por ejemplo, cuando las tareas monótonas y recurrentes pasan a manos de un software de automatización, la dirección y los empleados pueden centrarse en las principales responsabilidades empresariales y en las actividades generadoras de ingresos, en lugar de en interminables tareas administrativas.
Los flujos de trabajo móviles ayudan a las empresas a mejorar su rendimiento de dos maneras. Por un lado, los flujos de trabajo móviles permiten la documentación digital y garantizan que los empleados tengan toda la información que necesitan a mano en todo momento. Esto reduce las frustraciones derivadas de tener que buscar la información necesaria. De este modo, la experiencia y el bienestar de los empleados mejoran, y el efecto dominó es que los empleados están más motivados para cumplir con su trabajo.
Por otro lado, los flujos de trabajo móviles ayudan a una empresa a atender mejor a sus clientes. Por ejemplo, los clientes pueden realizar pagos a través de sus dispositivos móviles utilizando sus tarjetas de crédito. Esto mejora sustancialmente la experiencia general del usuario.
Cuando el flujo de trabajo funciona de forma fluida y simultánea, ahorra tiempo. Piense en un paso de su proceso empresarial que lleve cierto tiempo realizar. Multiplique el tiempo empleado por el número de veces que se realiza esa tarea y vea cuánto tiempo y dinero se pierde.
Por ejemplo, recopilar información sobre el terreno mediante cuestionarios en papel, que sus empleados distribuyen, no sólo le llevará tiempo, sino que también le costará dinero. En cambio, el uso de un formulario móvil permite que varios usuarios rellenen el formulario al mismo tiempo, lo que ahorra mucho tiempo y dinero. Del mismo modo, los datos recogidos están disponibles en tiempo real para que los directivos puedan tomar decisiones.
Junto con todo lo que se ha dicho anteriormente sobre la gestión de flujos de trabajo móviles, he aquí algunos consejos para ayudar a optimizar la funcionalidad de los flujos de trabajo móviles en su empresa.
Normalmente, el punto de partida de cualquier procedimiento de gestión de flujos de trabajo es detallar sus procesos actuales y analizarlos detenidamente. Es posible que también tenga que pedir a sus respectivos responsables que le den su opinión sobre los procesos que supervisan. De este modo se descubrirán áreas clave de sus procesos empresariales que necesitan mejoras.
Una vez que se han comprendido claramente los distintos procesos, es hora de dividirlos en partes más pequeñas y manejables, lo que simplifica y racionaliza aún más. Hazlo hasta que todo el flujo de trabajo de tu empresa pueda ser fácilmente comprendido y ejecutado por un nuevo miembro del personal sin estrés.
La documentación es muy esencial en la gestión de flujos de trabajo, porque lo que no se documenta puede olvidarse o pasarse por alto fácilmente. Por lo tanto, cada proceso de flujo de trabajo debe registrarse, desde la creación de la tarea hasta la asignación y el progreso del flujo de trabajo. El software de gestión de flujos de trabajo hace que esto sea factible y fluido. Por ejemplo, el software de gestión de proyectos, como Asana, permite definir el flujo de trabajo, crear tareas y realizar un seguimiento y gestionar el progreso de principio a fin, todo en un solo lugar.
Las soluciones de automatización de flujos de trabajo pueden utilizarse para automatizar procesos como el registro, los pagos, la entrega, los comentarios y la gestión de inventarios. La automatización del flujo de trabajo reducirá drásticamente o erradicará por completo los procesos manuales.
Si tiene un restaurante, por ejemplo, puede tener una aplicación móvil en la que los clientes puedan hacer sus pedidos, efectuar pagos y hacer un seguimiento de sus pedidos activos en sus dispositivos móviles. Al mismo tiempo, mientras se realiza el pedido, el personal del restaurante también recibe notificaciones del pedido y detalles del menú.
Dado que el principal objetivo de la gestión de flujos de trabajo móviles es mejorar la eficacia y la productividad, es necesario realizar auditorías y evaluaciones constantes. El objetivo es medir el progreso con respecto a los objetivos fijados, observar los fallos o las áreas en las que es necesario mejorar y realizar los ajustes pertinentes.
Ahora que conoce bien el valor de integrar la gestión de flujos de trabajo móviles en su empresa, hablemos del componente más importante del tema: los dispositivos móviles. Debes asegurarte de que los dispositivos que utiliza tu personal están limpios, ya que esto puede obstaculizar en gran medida el flujo de tus procesos de trabajo.
Phonecheck ofrece una solución de procesamiento de dispositivos que garantiza la salud y seguridad de sus dispositivos móviles. Nuestra solución empresarial está totalmente integrada para consolidar un flujo de trabajo torpe.
Además, nuestra solución para empresas incluye un software de borrado de datos que puede utilizar para limpiar de forma rutinaria los dispositivos móviles, especialmente si contienen información confidencial y necesita transferirla a otro miembro del personal. Del mismo modo, si decides conseguir dispositivos móviles usados para tu equipo, el software de borrado de datos es útil para limpiar los dispositivos. Hablando de dispositivos usados, también tendrá que verificar que no se haya denunciado su pérdida o robo: Phonecheck Certification se encarga de ello.
Le dejamos con un consejo de amigo: no compre nunca un aparato usado sin un informe de historial certificado de Phonecheck . Evite costosos problemas ocultos adquiriendo un informe de historial en phonecheck.com por el precio aproximado de una taza de café.
